Informationen zum Datenschutz von Mandanten

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bin ich, Notar Knut Meyer mit Amtssitz in Nienburg/Weser. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an mich oder an meinen Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

Verantwortlicher

Notar Knut Meyer

Uhrlaubstr. 3

31582 Nienburg

Telefon: 05021 97720

Telefax: 05021 977277

E-Mail: info@notar-knut-meyer.de 

Datenschutzbeauftragter

Leon Kolsch

Telefon: 05021-889988

Telefax: 05021-889980

E-Mail: datenschutz@epc.gmbh.de

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragter Dritter (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte. Zum Beispiel

• Daten zur Person wie Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten
• außerdem Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern

Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten.

Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Für Unterlagen, die zwischen dem 01.01.1950 und dem 31.12.2021 erstellt wurden, gelten gem. § 51 NotAktVV folgende Aufbewahrungsfristen:

1. für die Urkundenrolle, dass Erbvertragsverzeichnis und das Namensverzeichnis zur Urkundenrolle: 100 Jahre

2. für das Verwahrungsbuch, das Massenbuch, das Namensverzeichnis zum Massenbuch und die Anderkontenliste: 30 Jahre

3. für die in der Urkundensammlung verwahrten Dokumente einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge: 100 Jahre

4. für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente: 7 Jahre

5. für die in Sammelbänden für Wechsel- und Scheckproteste verwahrten Dokumente: 7 Jahre

6. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente: 30 Jahre

Satz 1 Nummer 3 gilt auch auf die dort bezeichneten Dokumente, die vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2022 erstellt werden.

Für die Unterlagen, die ab dem 01. Januar 2022 erstellt werden, gelten gem. § 50 NotAktVV folgende Aufbewahrungsfristen:

1. für Eintragungen im Urkundenverzeichnis: 100 Jahre

2. für Eintragung im Verwahrungsverzeichnis: 30 Jahre

3. für die in der Urkundensammlung verwahrten Dokumente: 30 Jahre

4. für die in der Erbvertragsversammlung verwahrten Dokumente: 100 Jahre

5. für die in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokumente: 100 Jahre

6. für die in der Sondersammlung verwahrten Dokumente: 100 Jahre

7. für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente: 7 Jahre

8. für die in der Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste verwahrten Dokumente: 7 Jahre

9. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente: 30 Jahre

Satz 1 Nummer 3 bis 6 ist auf den 01. Januar bis zum 30. Juni 2022 erstellte Unterlagen nicht anzuwenden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

Sie haben das Recht:

• Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
• Unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen.
• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
• Von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf. wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Art. 18 DS-GVO).
• Der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
• Sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden.

Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist die

Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Barbara Thiel

Prinzenstraße 5

30159 Hannover

Telefon: +49 (0511) 120 45 00

Telefax: +49 (0511) 120 45 99

E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.